Inkoopbeheer

Inkoopbeheer is het proces van het efficiënt organiseren, plannen en beheren van uw inkopen. Daarnaast biedt het de mogelijkheid om meerdere gebruikers toe te voegen aan een account, waardoor u het beheer van inkopen binnen uw organisatie kunt delegeren.

Het omvat het aanmaken van gebruikers met verschillende rollen (beheerder, goedkeurder, inkoper) en optioneel: het toewijzen van budgetten en goedkeuringsprocedures aan inkopers, en het automatiseren van goedkeuringen en budgettering. Het hoofddoel is om de totale uitgaven van alle inkopen snel en overzichtelijk weer te geven en het goedkeurings- en budgetteringsproces voor u te vereenvoudigen.

1. 1) Inkoper: inkopers kunnen orders plaatsen, maar deze moeten mogelijk worden goedgekeurd door een hogere gebruikersrol of een automatisch goedkeuringsproces doorlopen voordat ze definitief worden geplaatst. Ze hebben geen toegang tot het aanmaken of aanpassen van adressen of andere bedrijfsrelevante informatie en kunnen enkel hun eigen bestelgeschiedenis bekijken.
2. 2) Goedkeurder: goedkeurdersaccounts hebben dezelfde functies als inkopers, maar kunnen bijkomend betrokken zijn bij het goedkeuringsproces van andere gebruikers. Ze hebben geen toegang tot het beheren van adressen of andere bedrijfsrelevante informatie.
3. 3) Beheerder : beheerders hebben alle rechten en functionaliteiten van inkopers en goedkeurders. Ze kunnen bijkomend adressen beheren, budgetten en goedkeuringsprocedures toekennen aan andere gebruikers, en de bestelgeschiedenis van het hele team bekijken.

Bij het aanmaken van het eerst account krijgt u automatisch de rol van ‘beheerder’. Vanuit dit account kunt u een uitnodiging sturen naar andere personen om deel uit te maken van uw inkoopteam.

U kunt aan deze personen een rol toekennen, adressen voor levering toevoegen en optioneel: budgetten instellen en goedkeuringsprocedures aanmaken. Zodra uw collega de uitnodiging accepteert maakt deze deel uit van uw inkoopteam en wordt deze persoon voor u zichtbaar in uw ledenoverzicht.

De persoon die de uitnodiging verstuurt, wordt automatisch de beheerder (administrator) van het account van de persoon die wordt uitgenodigd. Hierdoor heeft de persoon die uitnodigt alle inzage- en wijzigingsrechten. Het is belangrijk om hier rekening mee te houden bij het samenstellen van een inkoopteam, zodat de verdeling van de rechten correct verloopt.

De persoon die de uitnodiging ontvangt, krijgt een rol toegewezen door de uitnodiger. Dit kan de rol van inkoper, goedkeurder of beheerder (op hetzelfde niveau) zijn. Het toekennen van de beheerderrol aan de uitgenodigde verandert de beheerderrol van de uitnodiger niet automatisch.

Alleen beheerders kunnen adressen aanmaken en bewerken. Adressen moeten niet individueel worden toegekend. Inkopers en goedkeurders kunnen een adres naar eigen keuze selecteren, maar niet wijzigen.

(optioneel) De budgetfunctionaliteit stelt bedrijven in staat om uitgavenlimieten voor specifieke perioden in te stellen, zodat de kosten binnen vastgestelde grenzen blijven.

(optioneel) Alleen een beheerder kan een budget aanmaken, wijzigen en verwijderen.

(optioneel) Budgetten kunnen worden gedefinieerd voor vier periodes: Jaarlijks, Per kwartaal, Maandelijks of Wekelijks.

Bovendien kan de beheerder de startdatum van het budget kiezen om deze af te stemmen op hun fiscale jaar.

Het budget kan indicatief zijn of een validatieverzoek activeren in geval van overschrijding.

(optioneel) Budgetten worden per gebruiker aangemaakt. Ga naar uw beheerdersaccount -> Inkoopbeheer. Klik op de gewenste gebruiker. Klik op "Voeg een budget toe".

Vul de velden in en klik op "een budget aanmaken". Opmerking: het weergegeven budget is exclusief btw. Wanneer de schakelaar "een validatieproces toevoegen" is geactiveerd, is goedkeuring nodig voor elke bestelling zodra het budget is overschreden.

Het aangemaakte budget is zichtbaar op de pagina van de gebruiker. Elke gevalideerde bestelling wordt toegevoegd aan het saldo van het reeds gespendeerde budget.

(optioneel) Een goedkeuringsproces is een proces voor ordervalidatie waarbij orders worden beoordeeld en goedgekeurd door één of meerdere niveaus van verantwoordelijkheid binnen een organisatie.

Deze functionaliteit zorgt ervoor dat kosten worden gecontroleerd en voldoen aan interne beleidsregels.

(optioneel) Alleen een beheerder kan een goedkeuringsproces creëren, toewijzen en verwijderen.

(optioneel) Momenteel zijn er twee soorten goedkeuringsprocessen beschikbaar:

1. 1) Orders die een bepaald bedrag overschrijden: wanneer de order een gespecificeerd bedrag overschrijdt, wordt het goedkeuringsproces geactiveerd en wordt de order ter validatie doorgestuurd.
2. 2) Budget: wanneer het gedefinieerde budget wordt overschreden, wordt het goedkeuringsproces geactiveerd en wordt de order ter validatie doorgestuurd.

(optioneel) Ga naar uw beheerdersaccount -> Inkoopbeheer. Klik op "Maak een goedkeuringsproces aan". Vul de weergegeven velden in.

Zodra de configuratie is voltooid, klikt u op 'opslaan' om het aangemaakte goedkeuringsproces te zien.

U kunt alleen personen uitnodigen met een e-mailadres dat nog niet gekoppeld is aan een ander persoonlijke account binnen de RAJA webshop. Als u toch graag enkele accounts wilt samenvoegen, kunnen we samen met u naar oplossingen kijken. Gelieve contact met ons op te nemen via 0800-324 24 24, op werkdagen van 8.30 u. tot 17 u.